Как работать с матрицей Эйзенхауэра и чем она полезна

Это простой метод, помогающий эффективно управлять временем, он становится ценным инструментом для компаний и в обыденной жизни каждого человека. Поэтому мы сегодня предлагаем повнимательнее рассмотреть, что значит квадрат матрицы Эйзенхауэра и как с ним работать, чтобы он стал полезным.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Matrix Eisenhower (матрица Эйзенхауэра), простыми словами, – метод, помогающий правильно распределять усилия, ресурсы по принципам важности и срочности. История появления термина уводит нас к 34-му президенту США Д. Эйзенхауэру. Он, обладая способностью рационального управления временем, подразделял проблемы на срочные и важные, отсекая все ненужное для достижения цели.

Как устроена матрица Эйзенхауэра

Данный инструмент тайм-менеджмента – это таблица с 4 квадратами, помогающими распределять задачи по определенным критериям. Подход позволяет продуманно подойти к планированию, что положительно влияет на эффективность в достижении поставленных целей.

Принцип 2×2: срочность и важность

В основу берутся 2 критерия:

• срочность (в какой степени задание нуждается во внимании, решении);
• важность (насколько сильно решение вопроса влияет на общий ход дела).

Квадрант 1: срочные и важные задачи

Сюда попадают дела, требующие немедленного внимания и имеющие заметное значение для дальнейшей работы. Это может быть, например, срочная встреча с поставщиком или заказчиком.

Квадрант 2: несрочные, но важные

Здесь ждут очереди задания, не требующие немедленных действий, но имеющие важное значение для результатов в будущем. Например, построение плана профессионального роста.

Квадрант 3: срочные, но неважные (делегировать)

В этот сектор поступают задания, которые нуждаются в сиюминутном внимании, но не оказывают большого влияния на достижение озвученных целей (рутинная работа, обработка запросов). Их можно поручить кому-то другому, а самому заняться более важными вещами.

Квадрант 4: несрочные и неважные (убрать или отложить)

Здесь хранятся дела, которые не отличаются ни срочностью, ни важностью. Их можно исключить из перечня запланированного, положить «в долгий ящик».

Как создать и заполнить матрицу

Матрица Эйзенхауэра позволяет навести порядок в делах, распределить их по степени значимости для человека или бизнеса. Для этого нужно будет сделать ряд шагов.

Определите приоритеты: что действительно важно

Важно правильно определить приоритеты: простыми словами, надо понять, какие конкретно задачи играют существенную роль для бизнес-процесса. Специалисты рекомендуют задать вопрос: «Невыполнение чего именно помешает достичь цели?».

Составьте список всех задач

Перед заполнением таблицы составьте перечень всего, что предстоит выполнить, например, за сутки, неделю. Важно, чтобы были учтены все действия, требующие приложения усилий, времени.

Разделите их по четырем категориям

Весь список распределяется по четырем секторам:

1. Срочные/важные (делать надо незамедлительно).
2. Важные, но несрочные (выполнение планируют в удобное время).
3. Срочные, но не важные (можно поручить другому человеку).
4. Не срочные, не важные (уделять минимум свободного времени или вообще исключить из работы).

Как использовать матрицу Эйзенхауэра на практике

Матрица Эйзенхауэра позволяет улучшать и бизнес-процессы, и качество личной жизни.

В личной жизни: организация дня и снижение стресса

В данном случае техника Эйзенхауэра помогает правильно организовать день, чтобы снизился риск появления стрессовой ситуации. Такой подход поможет сделать акцент на первостепенном (встретиться, созвониться), отложить на потом второстепенное. Это снизит уровень стресса от необходимости выполнить сразу много дел.

В работе: планирование проектов и делегирование

В рабочих процессах квадраты матрицы Эйзенхауэра используются для выстраивания проектов, делегировании некоторых заданий. Можно определить, что является срочным, важным, чтобы заняться этим самому, а остальное просто делегировать коллегам. Это положительно повлияет на рабочий процесс, повысит результативность.

Для руководителей: контроль задач команды

Руководством этот метод используется как инструмент контроля. Оно получает возможность определять приоритеты в деятельности подчиненных, делегировании, отслеживать выполнение проектов. Так осуществляется более эффективное управление коллективом.

Ошибки при применении и как их избежать

Матрица Эйзенхауэра – простой метод результативно распоряжаться временем. Но техника может дать сбой, если будут допущены следующие ошибки:

1. Путаница между понятиями «срочность», «важность». Необходимо понимать, что не все срочные задачи могут быть важными. Следует задать вопрос: «Какое дело по-настоящему имеет большое значение для моей цели?». Так вы поймете, на чем в данное время стоит акцентировать внимание, и правильно расставите приоритеты.
2. Перегрузка квадранта 1. Люди отправляют в этот сегмент все срочное и все важное, хотя не все срочное может быть важным. В итоге, значимые, но не срочные задания будут отходить на второй план. Ответ на вопрос из предыдущего пункта поможет определить степень значимости того или иного действия.
3. Игнорирование второго квадранта. Здесь имеют место задания важные, но не требующие быстрого выполнения (для примера, повышение квалификации, дополнительное образование). Опасность в том, что планы могут так и остаться планами. Следует определиться со временем их реализации, отметить его в своем расписании.
4. Срочно, но неважно. Многое может казаться срочным, но по факту не имеет большого значения для ваших планов (звонок члена команды, электронное письмо с просьбой ответить). Чтобы не тратить время на такие действия, определите для себя, насколько они важны лично для вас или для пути к цели. Возможно, что-то можно делегировать или отодвинуть на удобное время.

Преимущества и недостатки метода

Рассмотрим плюсы/минусы матрицы Эйзенхауэра.

Плюсы

1. Помощь в определении приоритетов, возможность сосредоточиться на существенных вопросах.
2. Более эффективно используются время, силы, ресурсы.
3. Появляется возможность избежать перегрузок, стрессовых ситуаций.

Минусы

1. Необходимы обдуманный подход, время для выставления приоритетов.
2. Сложность в определении значимости задач.
3. Не всегда учитываются специфика бизнеса, индивидуальные особенности.

Где и как собрать свою матрицу

Собрать матрицу можно даже на листке бумаги в ежедневнике. Но наиболее удобные варианты следующие:

1. Онлайн-инструменты, приложения. Например, сервисы Visme,, Miro предлагают настраиваемые шаблоны для визуализации. Приложения E-matrix, TickTick позволяют выделять уровень значимости заданий, формировать сегменты по критериям, использовать наглядность.
2. Простой шаблон. В Google Таблицах можно создавать свой вариант простой матрицы Эйзенхауэра, расчертив поле на 4 квадрата и заполнив их. Notion предоставляет шаблоны «список дел», «менеджер задач», «традиционная матрица», дает возможность сделать свой вариант. С помощью Trello можно составить четыре списка и переносить карточки между ними, исходя из рабочей необходимости.

Заключение

Матрица Эйзенхауэра, простыми словами, – это эффективный планировщик, который помогает сориентироваться в потоке проблем, оградить себя от мало результативных усилий, беречь нервную систему в долгосрочной перспективе. Инструмент станет хорошим подспорьем, если не будут допущены ошибки, о которых мы упоминали.

Автор: Макхост