Как создать бриф проекта

Что такое бриф и для чего он нужен

Бриф — это краткая анкета или документ с информацией о проекте. В нём прописываются цели, задачи, бюджет, сроки и другие значимые параметры. Простыми словами, бриф помогает заказчику и исполнителю понять друг друга и прийти к общему видению конечного результата.

Основные функции брифа:

• определение целей и задач проекта;
• описание целевой аудитории;
• установление сроков и бюджета;
• определение базовых требований к проекту;
• помощь в выборе стиля и направления работы;
• анализ конкурентов и рыночной среды.

Бриф — это своего рода карта, которая направляет команду исполнителей к достижению поставленных целей. Понимая, как составить бриф, вы можете избежать разночтений и достичь согласованности действий участников проекта.

Основные отличия брифа от технического задания

Техническое задание (ТЗ) — это детальный план действий, включающий все аспекты реализации проекта. Бриф же фокусируется на концепции, целях и ожиданиях клиента и служит основой для технического задания.

Их отличия:

1. Цель. Бриф определяет концепцию и видение проекта, ТЗ детально описывает шаги по его выполнению.
2. Содержание. Бриф содержит общие данные — цели, задачи, перечень продуктов, целевая аудитория, бюджет и сроки. ТЗ содержит технические требования и инструкции.
3. Формат. Бриф может быть представлен в виде простой анкеты или краткого описания, техническое задание чаще всего оформляется в виде подробного документа.

Бриф помогает заложить фундамент для успешного старта проекта, а ТЗ обеспечивает его качественную реализацию.

Почему важно составлять бриф перед началом работы

Создание брифа позволяет избежать многих проблем и недоразумений в дальнейшем. Вот несколько причин, почему это так важно:

1. Четкость понимания. Бриф помогает обеим сторонам — заказчику и исполнителю — лучше понять друг друга.
2. Экономия времени и ресурсов. Простой и четко определенный бриф позволит команде сразу начать работу, минуя долгие обсуждения и уточнения — это экономит время и ресурсы.
3. Контроль качества. Бриф служит ориентиром для оценки результатов работы.
4. Минимизация рисков. Правильный бриф снижает вероятность ошибок и переделок. Все важные моменты обсуждаются заранее — это уменьшает риски непредвиденных ситуаций.
5. Планирование и управление. Бриф помогает поэтапно распределить задачи среди членов команды и контролировать выполнение каждого этапа. Если возникают отклонения от первоначального плана, можно вернуться к брифу и скорректировать курс.
6. Соответствие ожиданиям. Это значит, что у вас будет возможность четко изложить свое видение, а у исполнителя — уточнить все нюансы до начала работы.
7. Фокусировка на главном. Бриф помогает сосредоточиться на самых важных аспектах проекта, не отвлекаясь на второстепенные детали. Это особенно полезно в крупных и сложных проектах, где легко потерять основное направление.
8. Легкость внесения изменений. Если возникает необходимость внесений изменений в работу, их можно обсудить и зафиксировать в брифе, избежав путаницы и недоразумений.
9. Документальное подтверждение. Brief может служить доказательством при возникновении споров или разногласий.

Типы брифов и их особенности

Существует несколько типов брифов, каждый из которых подходит для определенного вида проектов. Рассмотрим некоторые из них:

1. Маркетинговый бриф. Используется для рекламных кампаний, PR-акций и других маркетинговых инициатив. Содержит информацию об аудитории, о позиционировании бренда, каналах продвижения и бюджете.
2. Дизайн-бриф. Применяется в проектах, связанных с дизайном сайтов, логотипов, упаковки и других визуальных элементов. Содержит описания стиля, цветовой гаммы, шрифтов и прочих аспектов дизайна.
3. Технологический бриф. Необходим для IT-проектов, например, по разработке программного обеспечения, мобильных приложений и веб-сайтов. В нём прописывают технические требования, функциональные возможности и интеграционные решения.

Брифы могут быть простыми или сложными, иметь свои особенности и структуру, но все они служат одной цели — обеспечить успех проекту.

Основные элементы и структура брифа

Структура брифа может меняться в зависимости от типа проекта, но есть несколько основных элементов, которые должны присутствовать в любом брифе.

Цели и задачи проекта

Необходимо сформулировать, что именно будет составлять результат вашего проекта, например, увеличение продаж компании, повышение узнаваемости бренда, улучшение пользовательского опыта и т. д.

Целевая аудитория и её характеристики

Описание аудитории поможет понять, кому адресован ваш проект. Укажите возраст, пол, интересы, поведение и прочие значимые характеристики.

Ключевые требования к проекту

Опишите, что именно должно быть сделано в рамках проекта. Например, создание сайта, разработка логотипа, проведение рекламной кампании и т. п.

Бюджет и сроки выполнения

Укажите предполагаемый бюджет и временной ориентир завершения проекта. Это поможет исполнителям оценить свои возможности и спланировать работу.

Предпочтения заказчика (стиль, примеры, референсы)

Если у вас есть определенные предпочтения относительно стиля, дизайна или функционала, обязательно укажите их в брифе. Можно приложить примеры работ, которые вам нравятся.

Данные для анализа конкурентов

Анализ конкурентов поможет понять, в чём ваш проект отличен от существующих решений на рынке. Укажите основных конкурентов, их преимущества и слабые стороны.

Советы по созданию эффективного брифа

Чтобы составить максимально полезный и эффективный бриф, примите во внимание наши рекомендации:

1. Будьте конкретны. Чем точнее информация, тем проще будет работать над проектом. Опишите простыми словами каждую деталь, важную для достижения желаемого результата.
2. Создайте удобный формат. Оформите бриф таким образом, чтобы его было легко читать и использовать. Логичная структура, читаемый шрифт и графические элементы (таблицы, схемы) сделают документ доступным и понятным.
3. Используйте примеры. Если возможно, приложите иллюстрации работ или референсы, которые помогут исполнителю лучше понять ваши пожелания — например, ссылку на сайт, дизайн-макет или фотографии.
4. Учтите все детали. Не забывайте про бюджет, сроки, технические требования и т. п. Незначительные на первый взгляд детали могут оказаться критичными на этапе реализации.
5. Проверьте орфографию и грамматику. Даже мелкие ошибки могут испортить впечатление от брифа.
6. Следите за актуальностью информации. Если в ходе работы появляются новые данные или меняются условия, обновите бриф — это поможет обойтись без недоразумений.
7. Поддерживайте контакт с клиентом. Обновляйте информацию о прогрессе, спрашивайте его мнение и учитывайте пожелания.
8. Не бойтесь экспериментировать. Иногда нестандартные подходы могут принести отличные результаты. Не ограничивайтесь традиционными методами, попробуйте что-то новое, если это соответствует вашим целям.

Ваш бриф, подготовленный с учетом этих простых советов, станет надежным помощником в достижении поставленных целей и обеспечении достойного качества работы.

Частые ошибки при составлении брифов и как их избежать

Хотя заполнение брифа может показаться простой задачей, ошибки способны привести к проблемам при реализации проекта. Вот несколько распространенных упущений и способы их предотвращения:

1. Нечетко сформулированные цели. Убедитесь, что цели проекта строго определены, стороны согласны с брифом и понимают его содержание.
2. Недостаточная информация о целевой аудитории. Проведите тщательный анализ своей аудитории, чтобы предоставить полную картину.
3. Неправильное распределение бюджета и сроков. Реально оценивайте свои ресурсы и устанавливайте разумные сроки.
4. Отсутствие обратной связи. Регулярно общайтесь с клиентом и запрашивайте её на каждом этапе работы.

Как правильно оформить бриф

Правильное оформление важно для восприятия информации и эффективности взаимодействия с исполнителем. Вот несколько простых рекомендаций, которые помогут вам грамотно оформить бриф:

1. Логическая структура.

   • Разделите информацию на логические блоки, чтобы было легко ориентироваться в документе. Начните с общего описания проекта, затем перейдите к целям, задачам, целевой аудитории и прочим аспектам.
   • Используйте заголовки и подзаголовки для выделения ключевых разделов. Документ будет структурированным и удобным для чтения.

2. Читабельный шрифт.

   • Выберите простой шрифт — например, Arial, Times New Roman или Calibri. Его размер должен быть достаточным для комфортного чтения (обычно 12 – 14 пунктов).
   • Избегайте ярких цветов и декоративных шрифтов — они могут затруднять восприятие текста.

3. Графика и таблицы.

   • При необходимости используйте графики, диаграммы и таблицы для наглядного представления данных. Это полезно для отображения статистики, сравнительных характеристик и других количественных показателей.
   • Графики и таблицы должны быть аккуратно оформлены и сопровождаться пояснениями.

4. Краткость и ясность.

   • Старайтесь избегать излишне сложной терминологии и длинных предложений. Бриф должен быть простым и понятным для всех участников проекта.
   • Фокусируйтесь на основном содержании, исключая ненужные подробности. Однако не упускайте важные детали, которые могут повлиять на ход работы.

5. Использование списков.

   • Для перечисления нескольких пунктов используйте маркированные или нумерованные списки — это делает информацию структурированной и удобной для восприятия.
   • Списки позволяют быстро и наглядно представить различные варианты или требования.

6. Форматы файлов.

   • Выбирайте файловые форматы, доступные и удобные для всех участников проекта. Наиболее распространенные — PDF, DOCX и XLSX.
   • Убедитесь, что файл открывается на разных устройствах и ОС без потери форматирования.

7. Контактная информация.

   • Укажите контактные данные ответственного лица со стороны заказчика и исполнителя и способы связи с ним.

8. Дата и версия документа.

   • Указывайте дату создания и версию документа. Это поможет отслеживать изменения и обновления, если они происходят в процессе работы.
   • Если документ проходит через несколько этапов редактирования, сохраняйте предыдущие версии для сравнения и контроля.

9. Проверка на ошибки.

   • Перед отправкой брифа тщательно проверьте его на наличие орфографических, грамматических и стилистических ошибок — они могут создать негативное впечатление и затруднить понимание текста.
   • Просмотрите документ несколько раз, желательно через некоторые промежутки времени, чтобы свежий взгляд мог уловить пропущенные ошибки.

10. Электронная подпись.

    • Если требуется официальное утверждение брифа, предусмотрите возможность электронной подписи.

11. Шаблоны и примеры.

    • Используйте готовые шаблоны или примеры брифов — это поможет вам не упустить важные разделы и сохранить единую структуру документа.

12. Резюме.

    • Добавьте краткое резюме, которое обобщает основные пункты и напоминает о главных целях и задачах проекта. Это поможет закрепить основную информацию в памяти читателей.

Руководствуясь этими рекомендациями, вы сможете создать бриф, который будет информативным и удобным для всех участников проекта.

Заключение

Создание брифа — процесс, требующий внимания и тщательной подготовки. Следуя нашим советам, вы сможете составить эффективный бриф, который станет надежным фундаментом для вашего проекта. Помните, что правильный бриф — это залог успешной реализации ваших идей.

Автор: Макхост