Зачем нужны ERP-системы и как выбрать подходящую

В статье расскажем, что значит «ERP-система» простыми словами, какие конкретно задачи она решает и чем реально может быть полезна бизнесу.

Что такое ERP: простое определение

Enterprise Resource Planning (сокращенно обозначается как ERP) — это программа, позволяющая управлять разными направлениями в жизнедеятельности, работе предприятия: производственными процессами, объемами продаж, поставок, финансами и т. д. Если говорить о ERP-системе простыми словами, обобщенно, то это ПО, которое объединяет все процессы, функции на единой цифровой платформе. Такой подход реально способствует оптимизации производства, повышает качественность вводимых изменений.

Как работает ERP-система: структура и модули

Если описывать структуру ERP-систем простыми словами, то предлагаем представить себе скелет, состоящий из множества костей. Указанная система состоит из ряда модулей, где каждый включает в себя конкретную функцию. Общая же архитектура дает возможность добавлять различные составляющие в зависимости от нужд компании.

Базовая архитектура: «единый скелет»

Базовая структура состоит из нескольких компонентов:

1. Ядро, обеспечивающее функционирование всего «организма».
2. Блоки, которые отвечают за определенные функции.
3. Интерфейсы, обеспечивающие взаимодействие платформы с пользователями.
4. Инструменты для интеграции с другими системами, например, CRM.

Популярные модули: финансы, склад, HR и другие

Как уже говорилось, платформа имеет несколько основных компонентов, которые в совокупности позволяют эффективно управлять проектом. Среди популярных выделяют такие модули, как:

1. Финансовый. Он помогает управлять бюджетными средствами, планировать траты, отслеживать прибыль, расходы, составлять финансовую отчетность.
2. Управления коллективом (HR). Дает возможность вести учет работников, кадровое планирование, рассчитывать зарплату, составлять графики отпусков и т. д.
3. Складской. Делает более простой процедуру отслеживания запасов, оптимизирует складские операции, помогает осуществлять контроль дедлайнов.
4. Производственный. Помогает планировать производство, контролировать ход дела, рационально распределять нагрузку на оборудование.
5. Управления продажами, позволяющий планировать объемы продаж, отслеживать статус заказов.
6. Закупочный. Помогает предположить объемы закупок, следить за поставками, выбирать подходящих поставщиков.
7. По отношениям с клиентами. Способствует улучшению взаимодействия с ЦА.

Выбор конкретных блоков будет зависеть от целей, задач организации.

Чем ERP помогает бизнесу

Рассмотрим, что значит ERP-система для развития дела и как она может помочь проще и эффективнее достигнуть поставленных целей.

Автоматизация и снижение ошибок

Ценность заключается в автоматизации постоянных, рутинных задач. Благодаря налаженной работе ускоряется выполнение определенных процедур, заметно снижается число ошибок, которые раньше возникали при ручном вводе информации. Например, модуль, отвечающий за финансы, рассчитает налоги или сформирует платежные поручения быстро, без опечаток и неточностей.

Централизация и прозрачность процессов

Важное свойство данного программного обеспечения – это централизация информации, рабочих процессов. Подобный подход дает более обширное представление о функционировании предприятия. Это в большей мере актуально для больших компаний, имеющих хорошо развитую, непростую структуру. Для примера, складской модуль крупного предприятия способствует отслеживанию транспортировки продукции в режиме реального времени, что положительно отражается на прозрачности всех действий.

Улучшение управленческих решений

Благодаря упорядочиванию всех действий, сведению разных функций в общую систему, ERP-программа может разносторонне представить руководству деятельность организации. На основе полученной картины профессионалы примут более обоснованные решения по дальнейшему развитию, модернизации, оптимизации ресурсов, работы сотрудников.

Когда компании стоит внедрять ERP

Возможности ERP-программы следует рассматривать как прорыв для организации, которая стремится к эффективному налаживанию работы, повышению уровня конкурентоспособности. Но стоит понимать, что внедрение не всегда может быть необходимым или своевременным. Рассмотрим на простых примерах моменты, указывающие, что бизнесу пора (или еще не пора) обращаться к подобному программному обеспечению.

Признаки, что время пришло

Внедрение может быть целесообразным в случае:

1. Роста предприятия, усложнения, расширения деятельности. Иными словами, если стали появляться филиалы, формироваться новые отделы, подразделения, возможно, расширилась география.
2. Необходимости сведения данных на единую платформу. Использование программы актуально в том случае, если применяются разрозненные, несинхронизированные между собой системы учета. Внедрение поможет собрать информацию в одном месте, обеспечить к ней доступ для всех членов команды.
3. Стремления повысить качество обслуживания потребителей путем оптимизации взаимодействия компании с целевой аудиторией.
4. Потребности улучшить прозрачность, контроль. Программа предлагает инструменты мониторинга всех происходящих операций. Это помогает руководству более полно владеть ситуацией, своевременно принимать продуманные решения.
5. Необходимости автоматизировать выполнение повторяющихся работ, например, систематический учет товара, начисление зарплаты и т. д. Такой подход значительно высвобождает время сотрудников, позволяя им акцентировать внимание на более творческой, важной, неординарной работе. Если простыми словами, люди начинают приносить более весомую пользу.
6. Планирования выхода на новый потребительский рынок. Использование ERP-системы поможет компании привыкнуть к новым условиям, подстроиться под новые правила, повысить конкурентоспособность.

Ошибки при преждевременном внедрении

Преждевременность, непродуманность внедрения ЕРП могут повлечь за собой ряд просчетов:

1. Недостаточно хорошо проработаны бизнес-процессы. Было необходимо их скрупулезно проанализировать, улучшить, чтобы система отвечала нуждам организации. В ином случае все усилия не принесут нужного результата.
2. Неудачный выбор самой программы. Имеется много ERP-систем, они отличаются набором функций, стоимостью, определенными параметрами. Неподходящий вариант снизит эффективность использования имеющихся ресурсов, мощностей, вызовет чувство неудовлетворенности у коллектива.
3. Недостаточная вовлеченность сотрудников. Ввод нового подхода требует активного участия, поддержки всего коллектива на различных этапах внедрения: от подготовки и модернизации до обучения взаимодействию с системой. Недостаточная заинтересованность сотрудников, их неприятие нововведения могут негативно повлиять на результаты.
4. Неправильный расчет расходов. Необходимо принимать во внимание, что новшество тянет за собой траты на покупку самой системы, настройку, инструктаж, обучение членов команды. Если руководство недооценило затраты, это приведет к финансовым проблемам, повлияет на успешность внедрения.
5. Отсутствие ясного плана по вводу ERP-системы. Ввод следует проводить в соответствии с четким планом, включающим в себя все предусмотренные технологией этапы, сроки, обязанности ответственных лиц. Если порядок действий, исполнители, дедлайны не определены – возникают хаос, промахи, задержки.

Основные типы ERP-систем

Можно выделить несколько типов ERP-систем. Они отличаются друг от друга архитектурой, набором функций, отраслевой направленностью. Предлагаем рассмотреть основные варианты.

Облачные, локальные и гибридные решения

Когда речь идет о системах, размещенных на серверах поставщиков «облачных» услуг, доступных через интернет, можно говорить о таких преимуществах, как:

• гибкость настроек;
• возможность масштабироваться;
• небольшая стоимость.

Локальные типы ERP-систем устанавливаются непосредственно на серверах организации, функционируют на ее территории. Такой вариант предполагает больший контроль над информацией, различными процедурами, но нуждается в существенных расходах на покупку, обслуживание оборудования.

Что касается гибридного вида ERP-системы, то он включает в себя плюсы первых двух решений. Вот почему он может быть использован для интеграции информации, взаимодействия между дочерними формированиями, филиалами, а также для предоставления доступа к определенным функциям посредством интернета.

По отраслевой специализации (для ритейла, производства и пр.)

Спрос рождает предложение, поэтому IT-технологии адаптируют, предлагают ПО для использования в разнообразных областях. Например:

1. Розничная торговля, коммерция (обеспечение функций по контролю запасов, управлению ценообразованием, объемами закупок/продаж).
2. Логистический сервис (взаимодействие с потребителями, погрузками, мониторинг сроков).
3. Производство (планирование, контроль качества выпускаемой продукции, возможность управлять оборудованием).
4. Финансовые институты (автоматизация определенных операций, работа с кредитами).

Чем ERP отличается от CRM

Для опытного пользователя сравнение CRM с ERP будет не совсем правильным. Если первая представляется инструментом для автоматизации, мониторинга продаж, то вторая – помогает управлять ресурсами, бизнес-деятельностью. Если говорить простыми словами, ERP начинает играть свою роль на этапе сделки (исполнить полученный заказ, доставить продукцию, провести анализ финансовой составляющей). CRM – это своеобразная предтеча. Ее роль начинается с этапа заявки, задача – довести клиента до момента сделки, повторной покупки.

Как правило, не существует четких разграничений. Разработчики CRM могут встроить в свое ПО элементы ЕРП, в свою очередь в ЕРП часто одним из модулей может выступать CRM.

Преимущества и недостатки ERP-систем

Как у любой технологии, здесь имеются свои плюсы и минусы.

Плюсы

К основным преимуществам относят:

1. Повышение эффективности. ПО помогает автоматизировать решение рутинных задач, сокращать период, необходимый для обработки данных, свести к минимуму ошибки. Это положительно отражается на производительности, результативности усилий коллектива.
2. Масштабируемость. Возможна адаптация под конкретные потребности организации при ее росте, расширении. Это отличное условие для дальнейшего развития бизнеса.

Минусы

Чтобы не разочароваться во нововведении, рекомендуем обратить внимание на некоторые минусы:

1. Стоимость. Нужны немаленькие расходы, в том числе на приобретение лицензии, настройку ПО, обучение сотрудников.
2. Период внедрения. Может потребоваться много времени, тем более, если разговор идет о крупной корпорации с разветвленным бизнесом.
3. Необходимость в обучении. Персоналу нужно время, чтобы адаптироваться к новому подходу, освоить функционал.

Как выбрать ERP-систему: критерии для бизнеса

При выборе рекомендуется учесть возможности ERP-системы, ориентироваться на ряд критериев, которые подскажут наиболее подходящий вариант.

Масштаб компании и бюджет

Важно принимать во внимание размер компании, ее бюджетные средства. Для небольших, средних организаций некоторые системы могут оказаться не по карману, зато другие будут соответствовать основным требованиям и не бить по финансам.

Набор модулей и гибкость кастомизации

Рекомендуется понять, какие блоки, функционал нужны для организации, удостовериться, что возможности ERP-системы в состоянии удовлетворить рабочие потребности «из коробки» или с помощью инструментов кастомизации.

Техническая поддержка и обучение персонала

Необходимо убедиться, что поставщик ПО способен предоставить надежную техническую поддержку, организовать качественное обучение сотрудников. Это поможет избежать в будущем массы проблем.

Популярные ERP-системы: краткий обзор

Цифровой рынок готов предложить множество решений, как в исполнении зарубежных специалистов, так и отечественных. Предлагаем рассмотреть в статье несколько примеров.

Зарубежные

1. SAP. Завоевал широкую популярность в мире, имеет широкий диапазон различных функций, подходит для помощи в розничной, оптовой торговле, в области строительства, обороны, в операциях в финансовых учреждениях.
2. Oracle. Целый набор приложений, оптимизирующих, автоматизирующих разные операции, задачи. ПО применяется в различных направлениях, в том числе в ритейле, здравоохранении, финуслугах и т. д. Возможности ERP-системы обеспечивают масштабируемость, вот почему данное решение подойдет для учреждений различного размера.
3. Microsoft Dynamics. Продукт известной корпорации, способный интегрироваться с Office, Azure. Простыми словами, это пакет ПО, позволяющий управлять взаимоотношениями с клиентами, обеспечивать потребности фирм в сфере маркетинга, услуг.

Российские решения

Среди отечественных продуктов мы бы выделили:

1. 1С:ERP. Программа, которая объединяет всю информацию касательно деятельности организации, например, расчет зарплаты, предоставление счетов, анализ нагрузки на оборудование, работников на производстве. Имеет широкую сеть партнеров.
2. Галактика. Комплексный подход к автоматизации на предприятиях, предложенный одноименной компанией. Основная задача – повысить эффективность, прозрачность деятельности предприятия, дать возможность в online-режиме следить за темпами планирования, производства, контролировать персонал, работать с поставками. Особо ПО актуально для крупных корпораций, где приветствуются нестандартные подходы.
3. Парус. Обеспечивает результативное управление различными ресурсами, оптимизирует рабочий процесс за счет объединения нескольких функциональных блоков. Продукт подойдет для среднего, крупного предпринимательства в сфере торговли, сервисного обслуживания и т. д.

Заключение

ERP-система – цифровая платформа, способная объединить, систематизировать, автоматизировать бизнес-процессы. Вот почему на предприятиях не наступает неразбериха при расширении. Выбор вида ERP должен зависеть от потребностей бизнеса, его финансовых возможностей и готовности коллектива активно им пользоваться.

Автор: Макхост