Что такое ЭДО и как работает электронный обмен документами

Что такое электронный документооборот простыми словами

Если говорить по-простому, электронный документооборот (ЭДО) — это процедура обмена документацией с контрагентами (то есть коллегами, государственными органами, партнерами) в электронном виде и с применением специальной электронной подписи. Стороны обмениваются не бумажными версиями, а цифровыми файлами, пересылаемыми по защищенным каналам.

Зачем бизнесу переходить на ЭДО

Мы выяснили, что такое электронный документооборот, теперь предстоит узнать, так ли необходимо предпринимательству, организациям на него переходить. Для этого назовем несколько плюсов ЭДО:

1. Экономия времени и денег. Переход на применение цифровых технологий помогает сокращать период подготовки, отправки деловых бумаг, снижаются расходы на услуги курьера, почты.
2. Ускорение процессов подписания, обмена документацией. Все происходит быстрее и удобнее.
3. Сокращение издержек при объеме документов выше 300 в месяц.
4. Решение проблемы систематических потерь оригиналов.
5. Создание комфортных условий для работы бухгалтерии и сотрудников на удаленке. Появляется возможность получать, отправлять материалы в удобное время, из любого региона за считанные минуты.

Обязательно ли внедрять ЭДО в компании

Внедрять электронный документооборот — необязательное условие для некоторых направлений. Но в ряде отраслей для конкретных видов документов существуют такие требования на уровне законодательства. Сюда могут относиться налоговые декларации, определенные отчеты, переписка в других бюджетных организациях, участие в госзакупках. Помимо этого, внедрение может оказаться полезным для компаний в нише с повышенной конкуренцией. Здесь важна оперативность, эффективная работа.

Как работает электронный документооборот

Суть ЭДО — ускорить, сделать безопаснее переписку, согласование, подписание актов, договоров и т. д. Рассмотрим подробнее, как работает электронный документооборот.

Кто участники: отправитель, получатель, оператор

В процессе принимают участие несколько сторон:

• отправитель (создает деловую бумагу, отправляет адресату);
• получатель (адресат — физическое или юрлицо);
• оператор (сервис, который предоставляет площадку для обмена корреспонденцией).

Как происходит передача и хранение документов

Передача документов осуществляется через защищенные каналы связи с использованием шифрования. Для этого применяются веб-сервисы или специализированные программы, интегрированные с учетными системами компании. Веб-решения позволяют быстро автоматизировать процесс без глубокой доработки внутренней инфраструктуры.

Документы хранятся на серверах оператора ЭДО или на стороне участников обмена с соблюдением требований безопасности. Доступ к данным ограничивается с помощью механизмов аутентификации и авторизации.

По принципу работы ЭДО напоминает электронную почту: один участник отправляет файл, второй получает его практически мгновенно и может сразу открыть или обработать.

Как подтверждается подлинность

Подлинность электронных документов подтверждается электронной подписью (ЭП) — цифровым аналогом рукописной подписи. Она позволяет установить автора документа и гарантирует, что его содержание не было изменено после подписания. Электронные подписи бывают простыми, а также усиленными — квалифицированными и неквалифицированными. Усиленные подписи в большинстве случаев юридически приравниваются к собстве

Какие документы можно отправлять через ЭДО

Отправке могут подлежать различные документы, задействованные в бизнес-процессах. Расскажем об основных видах:

1. Первичные бухгалтерские документы. К ним относятся различные счета (например, оплата сервиса), акты (выполненных работ), накладные (подтверждают передачу, например, сырья от поставщика заказчику). «Первички» — база любого предпринимательства. Они фиксируют наличие хозяйственных операций, являются основанием для бухгалтерского и налогового учетов.

2. Договоры, акты, счета-фактуры. Они нужны для оформления сделок, произведения расчетов между сторонами. Это значит, электронный документооборот может касаться:

   • различных договоров (купли-продажи, сдачи в аренду и т. д.);
   • актов (сверки, приема/сдачи);
   • счетов-фактур с данными об объемах поставок, размерах НДС.

3. Кадровые документы (при необходимости). Это значит, электронный документооборот будет полезен крупным компаниям со сложной структурой, потому что через ЭДО удобно будет быстро отправлять:

   • приказы об увольнении, приеме на работу, о других изменениях в условиях труда;
   • допсоглашения к действующим договорам;
   • тексты трудовых договоров.

Виды ЭДО

Электронный документооборот является полезным инструментом, потому что может помогать в достижении поставленных целей. В зависимости от них можно выделить несколько видов ЭДО.

Внутренний (внутри компании)

Система ориентирована на обмен документацией непосредственно внутри организации. Это положительно влияет на скорость согласования, подписания, открывает сотрудникам доступ к актуальным сведениям.

Внешний (с контрагентами)

Акцент делается на переписке, пересылке необходимой информации за корпоративные границы, в адрес контрагентов. В данном случае электронный документооборот является ускорителем для принятия решений, заключения сделок, подтверждения расчетов и т. д. При этом сводится к минимуму шанс допустить опечатки, ошибки.

ЭДО с государственными органами

Данный вид предусматривает обмен различной информацией с госорганами. Чаще всего это могут быть предоставление отчетности, получение лицензий. Такой подход удобен для простоты взаимодействия с компетентными органами и уменьшения нагрузки на бухгалтера.

Электронная подпись и ее роль в ЭДО

Мы уже затрагивали тему электронной подписи (ЭП). Пришло время разобраться в ней детальнее.

Что такое квалифицированная электронная подпись (КЭП)? Речь идет о цифровом аналоге обыкновенной подписи, сделанной рукой человека. Он обладает законной силой, подтверждает, что конкретный текст неизменен, имеет автора, применяется для подписания различных документов в электронном документообороте.

Как ЭП подтверждает юридическую силу документов? Законную силу она получает при соглашении сторон или согласно законодательству (Закон об электронной подписи часть 1, статья 6). Помимо этого, в документации должны быть прописаны необходимые реквизиты (например, наименование, данные сторон, дата).

Как выбрать оператора ЭДО

Если перед вами стоит цель выбрать подходящего оператора, то рекомендуем учитывать следующие факторы:

• стоимость предоставляемого сервиса;
• список документов, которые он может поддерживать;
• комфортность использования интерфейса;
• стабильность, безопасность;
• возможность интегрироваться с другими программами.

Окончательный выбор будет зависеть от конкретных нужд компании и ее бюджета.

Как подключить ЭДО: пошагово

Подключение системы состоит из ряда шагов. Рассказываем о каждом.

Получить электронную подпись

Для начала требуется получить ЭП — она будет подтверждать подлинность документа. Для физлиц КЭП получают в удостоверяющем центре (в ходе личного визита путем подачи заявления) или в приложении «Госключи» (при подтверждении личности посредством биометрии).

Для ИП получить ЭП можно через ФНС (бесплатно, но с покупкой токена для хранения сертификата, лицензии) или через удостоверяющие центры (платно).

В случае с юрлицами выдачу производит только УЦ ФНС или его доверенного лица.

Выбрать оператора

Следующий шаг — выбор оператора ЭДО. Учитывая большое количество предложений, рекомендуем учитывать несколько факторов:

• ценовая политика, стоимость сервиса;
• список предоставляемых функций;
• репутация оператора среди клиентов;
• обеспечение роуминга с подобными системами.

Настроить систему обмена документами

Далее предстоит настроить саму систему обмена. Она подразумевает настройку учетных записей, необходимых шаблонов, путей согласования и т. д. Чтобы процесс прошел успешно, предварительно ознакомьтесь с инструкцией, попросите помощь поддержки.

Обучить сотрудников

Электронный документооборот работает эффективно, если в коллективе его правильно используют. Поэтому рекомендуется провести предварительные тренинги, чтобы сотрудники поняли, как нужно взаимодействовать с системой, составлением, подписание, отправкой, обработкой документации.

Организовать хранение и архивацию документов

Логично предположить, что со временем файлы будут накапливаться. Поэтому важно организовать их хранение, архивацию. Это положительно скажется на степени доступности к информации в будущем, а также будет соответствовать требованиям отечественного законодательства относительно хранения документов. Чтобы правильно наладить работу, можно обратиться к специализированным инструментам, сервисам.

Роуминг ЭДО: что это и зачем нужен

Под данным понятием имеется в виду возможность производить деловой обмен информацией между сервисами различных операторов. Роуминг обеспечивает курсирование документов для компаний, пользующихся услугами разных платформ, без дополнительных соединений, усилий. Таким образом упрощается взаимодействие с клиентурой, партнерами.

Можно ли совмещать бумажный и электронный документооборот

Многие владельцы компаний интересует вопрос: можно ли совместить эти два способа. Конечно, можно. Но для такого альянса требуется разработать, внедрить определенные процедуры, правила. Совмещение будет полезным, когда в некоторых случаях во внимание принимаются физически существующие бумаги или когда партнеры/клиенты не используют цифровые подходы в этом направлении.

Заключение

Электронный документооборот является верным шагом на пути оптимизации процессов в бизнесе, повышении оперативности, эффективности в работе. Приняв во внимание предоставленную нами информацию, своеобразный чек-лист по настройке данного инструмента, вы сможете быстрее ориентироваться в системе и запустить полноценное функционирование компании. Однако, чтобы все прошло гладко, не забудьте обучить необходимым навыкам сотрудников и разработать соответствующий регламент.

Автор: Макхост